Powszechny obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Za sprawą uzyskania zgody Komisji Europejskiej już od dnia 1 lipca 2024 r. zostanie wprowadzony powszechny obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KseF). Niniejsza technizacja upoważnia do wprowadzenia obowiązku elektronicznego fakturowania podatników mających siedzibę na terytorium Polski i wystawiających faktury potwierdzające transakcje zawarte na terytorium Polski, jednakże powyższe nie dotyczy podmiotów zagranicznych zarejestrowanych jako podatnicy VAT. Tym samym przedsiębiorcy prowadzący działalność na terytorium Polski powinni niezwłocznie zapoznać się z niniejszymi zmianami prawnymi oraz Krajowym Systemem e-Faktur.

Aktualne regulacje VAT a fakturowanie elektroniczne

Przedmiotowy system fakturowania dla przedsiębiorców dostępny jest już od stycznia 2022 roku. Krajowy System e-Faktur sprawia, że państwo gromadzi informacje o wszystkich dokumentach księgowych VAT wystawionych przez przedsiębiorców. Celem jego wprowadzenia jest stopniowe ujednolicenie i uproszczenie systemu rozliczeń między podmiotami, które pozostają w relacjach biznesowych.

Ponadto dało to możliwość automatyzacji procesu księgowania poprzez wprowadzenie danych z faktury do platformy z zastosowaniem algorytmów komputerowych. Na jakich zasadach działa nowy system fakturowania i co zmienił w regulacji podatku VAT?

Krajowy System e-Faktur – co to właściwie jest?

Zgodnie z ustawą o VAT, a dokładniej art. 1 pkt 32a, faktura ustrukturyzowana to „faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Do końca 2022 roku Krajowy System e-Faktur stanowił jedną z dopuszczalnych metod fakturowania kontrahenta. Do tej pory przedsiębiorcy mogli nadal wystawić fakturę papierową lub elektroniczną „zwykłą”, a więc wysyłaną np. mailowo.

Jednak od początku 2023 r. ten nowy rodzaj fakturowania stał się obowiązkową metodą rozliczeń. System e-faktur opiera się na platformie cyfrowej, dającej możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych.

Najważniejsza wymieniana zaleta tego rozwiązania to poprawa bezpieczeństwa obrotu, płynności finansowej i usprawnienie transakcji między podmiotami. Przedsiębiorcy mogą liczyć także na szybszy o 30% zwrot podatku VAT, czyli z 60 do 40 dni po spełnieniu wskazanych przesłanek.

Faktura ustrukturyzowana jest więc dokumentem księgowym zapisanym w postaci pliku cyfrowego, zazwyczaj z rozszerzeniem .xml, jednak dopuszcza się też .pdf, w którym znajdują się wymagane prawem informacje. Przy zastosowaniu określonej infrastruktury dokument też może być otwarty przez strony transakcji lub organy podatkowe.

Trzeba zaznaczyć, że KSeF nie jest tym samym, co Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Każdy z tych systemów umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych, jednak ich działanie jest niezależne. Funkcją PEF jest bowiem generowanie dokumentów księgowych dotyczących m.in. robót i usług budowlanych, a także zamówień publicznych.

W jaki sposób podatnicy mogą korzystać z KSeF?

Do korzystania z KSeF mają prawo 3 grupy podatników:

1. Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
2. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT;
3. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z uproszczonej procedury VAT OSS (ang. One Stop Shop) i posiadają polski NIP.

VAT OSS zastąpił obowiązujący od 30 czerwca 2021 roku protokół (ang. Mini One Stop Shop). Jest stosowany do sprzedaży wewnątrzwspólnotowej, np. przez sklep internetowy. Przedsiębiorca handlujący swoimi towarami lub usługami w kilku państwach członkowskich nie musi w każdym z nich rejestrować się osobno jako podatnik czynny VAT również po przekroczeniu limitu sprzedaży zagranicznej – wystarczy jedno zgłoszenie do VAT OSS.

Aby korzystać z systemu, trzeba założyć indywidualne konto użytkownika. Będzie ono dostępne zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i na komputerze desktopowym.

Jeśli chodzi o proces wystawiania faktur, nie uległ on zmianie. Przedsiębiorcy wciąż mogą używać tych samych programów, z których korzystali do tej pory. Jednak platformy te będą w sposób automatyczny łączyć z nowym serwisem i przesyłać do niego potrzebne informacje. Po wgraniu do systemu wszystkie dokumenty otrzymają swoje indywidualne numery i daty transakcji.

Do tego celu rządowa aplikacja korzysta z zaprojektowanego API, a więc interfejsu programu aplikacyjnego (ang. application programming interface). Jest to zbiór wytycznych, które ustalono na etapie tworzenia kodu źródłowego, pozwalające na sprawne komunikowanie się ze sobą poszczególnych składowych aplikacji.

Przyjmuje się, że samo umieszczenie faktury w systemie jest równoznaczne z jej wystawieniem. Wyjątkiem jest sytuacja, w której odbiorca nie wyraził zgody na taki model przekazywania dokumentacji księgowej.

W celu doręczania faktur w formie ustrukturyzowanej, przedsiębiorcy muszą otrzymać zgodę od kontrahenta. Udziela on jej:

• poprzez zaakceptowanie komunikatu w serwisie e-Mikrofirma,
• poprzez pobranie dokumentu w cyfrowej formie.

Przy braku takiej zgody firma wciąż może wystawić fakturę w systemie, jednak musi doręczyć ją odbiorcy w uzgodnionej z nim postaci, np. w formie papierowej.

Używanie KSeF wymaga zastosowania jednej z silnych metod uwierzytelniania, takich jak:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
• token (rodzaj uwierzytelniających kodów jednorazowych).

Jeśli chcesz wdrożyć w swojej firmie faktury ustrukturyzowane, skorzystaj ze wsparcia prawników specjalizujących się z prawie IT. Pomogą w dopasowaniu infrastruktury Twojego przedsiębiorstwa do nowych wymogów.

Regulacja faktur ustrukturyzowanych w podatku VAT

Do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać wskazane kategorie podmiotów. Zgodnie z ustawą o VAT w art. 106b. zalicza się do nich:

• podatnika,
• podmioty wskazane przez podatnika (np. biuro rachunkowe),
• organy egzekucyjne działające na podstawie przepisów o cywilnym lub administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym oraz podmioty przez nie wskazane,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnicy lub organy egzekucyjne nadali stosowne uprawnienia,
• pozostałe podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KseF-u, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

W ustawie o podatku obrotowym wprowadzono również inne istotne zmiany dotyczące fakturowania. Wykraczają one poza cyfrową formę dostarczenia dokumentacji księgowej.

Faktury ustrukturyzowane należy przechowywać w firmie przez okres 10 lat. Nie można przy tym wystawiać duplikatów – dokument znajduje się w systemie, czyli wystarczy wysłać go jeszcze raz. Przechowywanie dokumentacji w chmurze ogranicza ryzyko ich straty, czyli np. zagubienia lub zniszczenia.

Druga korzyść płynąca z cyfryzacji procesu fakturowania jest taka, iż firmy zawsze mają pewność, że kontrahent otrzymał dokument księgowy. Podatnicy, którzy wystawiają faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu KSeF są też zwolnieni z obowiązku przekazywania organom podatkowym pliku kontrolnego JPK FA. Efekt? Mniej pracy dla biura rachunkowego lub księgowego.

Elementy faktury ustrukturyzowanej – co powinna zawierać?

Elektroniczne faktury muszą zawierać elementy, o których traktuje artykuł 106e. ustawy o VAT. Dokument elektroniczny powinien jednocześnie być odzwierciedleniem swojego papierowego odpowiednika. Ustawa o podatku VAT wskazuje obowiązkowe elementy faktury, chociaż część z nich występuje tylko przy konkretnych rodzajach transakcji. Wśród podstawowych z nich znajdują się:

• data wystawienia,
• numer dokumentu jednoznacznie identyfikujący fakturę,
• imiona, nazwiska, nazwy oraz adresy podatnika oraz nabywcy towaru lub usługi,
• numery identyfikacyjne VAT,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• rodzaj towaru lub usługi,
• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkową netto towaru lub usługi,
• kwota opustów, obniżek i rabatów, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług netto,
• stawka podatku VAT,
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną z VAT,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
• kwota należności ogółem,
• w stosunku do wybranych metod rozliczeń – oznaczenie metody kasowej, samofakturowania, odwrotnego obciążenia lub mechanizmu podzielonej płatności,
• podstawa prawną zwolnienia z podatku VAT.

Inne elementy pojawią się w przypadku sprzedaży nowych środków transportu, w transakcji trójstronnej wewnątrzwspólnotowej czy działań za pośrednictwem przedstawiciela podatkowego.

W jakich sytuacjach podatnik może skorzystać z krótszego terminu zwrotu podatku?

W niektórych sytuacjach, które porusza art. 87 ust. 5b i 5 c ustawy o VAT, urząd skarbowy jest zobligowany do zwrotu podatku w terminie 40 dni, nie zaś jak wynika z zasady ogólnej - 60 dni. Z takiego przywileju skorzystają podatnicy, którzy spełnili łącznie poniższe warunki:

• w związku z wykonywaniem czynności, dla których powstaje obowiązek wystawiania faktur przedsiębiorca wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
• kwota podatku naliczonego lub różnica między podatkiem naliczonym a należnym nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3 tysięcy złotych,
• podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot, był m.in. zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub wystawiał deklaracje VAT albo posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny zgłoszony do tzw. Białej Listy VAT.

Jak więc widać, możliwość skorzystania z szybszego zwrotu podatku nie jest dostępna dla nowych firm, które działają na rynku krócej niż rok. Jeśli prowadzić działalność gospodarczą i chcesz uzyskać szybszy zwrot podatku, zwróć się do doradcy podatkowego, z którym efektywnie zoptymalizujesz swoją działalność.

Jak wygląda korekta faktury wystawionej w KSeF?

Według artykułu 106j. ust. 4 ustawy o VAT, faktura korygująca dla faktury ustrukturyzowanej może zostać wystawiona wyłącznie w takiej samej formie.

W nowelizacji przepisów o VAT uwzględniono również zmiany związane z korygowaniem faktur. Aktualnie podatnik, który wystawia faktury ustrukturyzowane, może w tym samym okresie rozliczeniowym:

• pomniejszyć podstawę opodatkowania,
• pomniejszyć podatek VAT.

W rezultacie nie musi już czekać na otrzymanie potwierdzenia faktury korygującej przez kontrahenta. W celu dokonania obniżenia już w chwili wystawienia korekty, przedsiębiorca powinien spełniać poniższe warunki:

• z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania,
• z dokumentów wynika, że warunki obniżenia zostały spełnione na moment dokonywania korekty podatku należnego,
• faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą warunku obniżenia podstawy opodatkowania oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.

Jeśli więc komunikacja między stronami przebiega sprawnie i na bieżąco, a przy tym ustalenia te są utrwalane, faktury ustrukturyzowane mogą wpłynąć na zwiększenie płynności prowadzonego biznesu.

Minusy faktur ustrukturyzowanych. Co może stanowić problem dla przedsiębiorców?

Pomimo licznych zalet, wdrożenie faktur ustrukturyzowanych ma istotną wadę: wymaga poniesienia niemałych wydatków przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Wśród nich można wymienić głównie:

• konieczność zaadaptowania systemu ERP do nowych przepisów,
• obowiązek przeszkolenia personelu,
• czas, który należy poświęcić na wypełnienie wszystkich pozycji na fakturze, których – jak uważa Ministerstwo Finansów – z czasem będzie dużo więcej niż tylko te, które wynikają z ustawy o VAT.

Do przyczyn niepokoju po stronie przedsiębiorców można zaliczyć też plany fiskusa odnośnie tego, aby móc wymagać od podatników podawania wielu dodatkowych informacji, jak np. adresu i miejsca wysyłki towaru, daty i godziny rozpoczęcia transportu, czy danych identyfikacyjnych przewoźnika.

Sam Krajowy System e-Faktur stanowi element większej grupy poprawek o nazwie SLIM VAT 2. Uzasadnienie ustawodawcze wskazuje, że KSeF ma ułatwiać i przyspieszać rozliczenia między firmami, ograniczać liczbę kontroli podatkowych oraz ułatwiać kontrolę ze strony państwa nad obrotem gospodarczym i wpływami do Skarbu Państwa. Ponadto docelowo ma zastąpić tworzenie plików JPK-VAT7.

Marcin Staniszewski

Kancelaria Prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy