Wyzwania ostatnich lat dały impuls do dynamicznego rozwoju firmom z wielu branż. Udana transformacja przedsiębiorstwa ma dziś charakter przede wszystkim cyfrowy. Szanse i profity płynące z optymalizacji procesów doskonale pokazuje cyfrowa transformacja procesów HR. Co musisz wiedzieć o tym zjawisku?
Cyfrowy obieg dokumentów HR we współczesnej firmie
W przypadku wielu przedsiębiorstw całkowite odejście od papieru nie jest możliwe, czy to z powodu wymogów prawnych, czy ze względów organizacyjnych. Mimo to trudno wyobrazić sobie współczesną firmę, w której obieg dokumentów nie ma charakteru co najmniej częściowo elektronicznego.
Przechowywanie firmowych dokumentów w chmurze, wsparcie ze strony usług SaaS oraz zaprzęganie nowoczesnych technologii do ich analizy to żaden trend, lecz rzeczywistość będąca z nami od wielu lat. Nie zmienia to jednak faktu, że istnieje olbrzymia przestrzeń do rozwoju. Raport “Enterprise Content Management Market — Growth, Trends, COVID-19 Impact, and Forecasts (2022-2027)” przewiduje, że w ciągu najbliższych pięciu lat skumulowany roczny wskaźnik wzrostu globalnego rynku zarządzania dokumentami firmowymi wynosił będzie 21,7%.
Nie wszystkie nowinki związane z obiegiem firmowych dokumentów dotyczą działów tradycyjnie łączonych z “papierologią”. Cyfryzacja na tym polu to w końcu kwestie dotyczące praktycznie wszystkich działów w nowoczesnych przedsiębiorstwach:
- ułatwienie dostępu do danych w czasie rzeczywistym,
- demokratyzacja wglądu w dokumentację i łatwiejsze dzielenie się nimi,
- automatyzacja powtarzalnych procesów i raportów,
- konfigurowalna wizualizacja gromadzonych danych,
- wsparcie AI w analizie operacyjnej i biznesowej.
Jak na cyfrowej transformacji tego obszaru skorzystają specjaliści HR?
Biznesowy i analityczny wymiar nowoczesnego HR
Istotną częścią strategii biznesowej każdej firmy jest analiza twardych danych. Nawet jeżeli stanie się przedsiębiorstwem podejmującym decyzje wyłącznie na podstawie danych (Data Driven Organisations) nie jest ambicją kierownictwa danej organizacji, trudno wyobrazić sobie wytyczanie długofalowych celów bez dokładnej wiedzy na temat firmy.
Jaką wiedzę w tym zakresie może dostarczyć oparte na danych podejście do HR? Tradycyjnie wsparcie ze strony działu kadr polega na udostępnianiu informacji, na których bazują wskaźniki kluczowe z punktu widzenia strategicznego i biznesowego. Zwrot z inwestycji w kapitał ludzki, jego wartość dodana dla firmy czy w końcu udział kosztów pracowniczych w kosztach operacyjnych to wyznaczniki polityki kadrowej, których regularna analiza wpływa znacząco na decyzje kierownictwa. Trendy w tym zakresie wskazują jednak na ewolucję, nie rewolucję — przy ocenianiu wskaźników bierze się często te same dane, co wcześniej. Progres nastąpił przede wszystkim w obszarze ich gromadzenia oraz analizowania w czasie rzeczywistym.
Znacznie bardziej przełomowe dla branży HR jest wykorzystywanie nowoczesnych systemów informatycznych do zbierania szczegółowych danych z każdego etapu kontaktu pracownika z firmą. Dotyczy to już pierwszego zetknięcia z marką jako pracodawcą oraz rekrutacji, a następnie procesu onboardingu. Zestawienie pozyskanych w ten sposób informacji z danymi “codziennymi” oraz “wyjściowymi” (dotyczącymi opuszczania firmy przez pracowników) pozwala na zdobycie wiedzy kadrowej o rewolucyjnej wręcz głębi.
Systemy rekrutacyjne na miarę XXI wieku
Istnienie systemów ATS (Applicant Tracking System) nie jest nowością. Od lat 90. pomagają one specjalistom HR w gromadzeniu i odsiewaniu potencjalnych kandydatów. Z biznesowego punktu widzenia dobry system rekrutacyjny musi jednak oferować znacznie więcej niż tylko automatyzację zadań wykonywanych odwiecznie przez kadrowców. Danetyzacja wszystkich obszarów działalności nowoczesnych firm nie omija w końcu procesu rekrutacji.
System rekrutacyjny na miarę kolejnej dekady XXI wieku powinien ułatwiać:
- ocenianie efektywności źródeł pozyskiwania kandydatów,
- obliczanie czasu potrzebnego na znalezienie pracownika,
- usprawnianie lejka rekrutacyjnego,
- poznawanie jakości aplikacji (odsetka zgłoszeń dopasowanych do wymagań firmy),
- pozyskiwanie informacji o powodach przyjęcia lub odrzucenia oferty,
- indywidualizowanie powyższych danych w odniesieniu do stanowisk, działów czy branż.
Kolejna cyfrowa transformacja HR wiąże się jednak nie tylko ze znaczącym zwiększeniem liczby pozyskiwanych danych, ale również udostępnieniem łatwiejszych sposobów na ich analizę. Systemy ATS takie jak tomHRM to zatem nie tylko usprawnienie procesu rekrutacji, ale również narzędzia przedstawiające na bieżąco raporty z prowadzonych działań oraz ułatwiające śledzenie wszelkich założonych KPI.
Cyfrowy onboarding pracownika
Logicznym krokiem naprzód we wdrażaniu cyfrowych trendów w przedsiębiorstwie jest proces onboardingu. Na bazowym poziomie transformacja w tym zakresie to kwestia oczywista. Nowy pracownik postępuje zgodnie ze ścieżką onboardingową zaprojektowaną przez osobę wdrażającą, a jego postępy są monitorowane i przekuwane na raporty dla współpracowników, menedżerów oraz kadrowców. To jedna z podstawowych funkcji aplikacji HR.
Dzięki kolejnej cyfrowej rewolucji w HR proces wdrażania do firmy nowego pracownika ma charakter bardziej synergiczny. Poznaje on firmę stopniowo i głęboko, nie ograniczając się do szybkich wstępów na przestrzeni tygodnia, miesiąca czy kwartału. Przydzielanie kolejnych zadań jest coraz częściej automatyzowane w zależności od postępów. Nowo zatrudniony przechodzi więc bardziej spersonalizowaną ścieżkę nauki. Z jednej strony wydłuża to cały proces, ale z drugiej pozwala na przekazanie znacznie większej dawki wiedzy. To jest zaś niezbędne w czasach, gdy nie wszyscy znajdują się “na miejscu”.
Wiele z tych zmian nie miałoby miejsca, gdyby nie wyzwania ostatnich lat. Chociaż apokaliptyczny widok wyludnionych, pustych biur w dzielnicach biznesowych nie stał się rzeczywistością, znacznie wzrósł odsetek firm wdrażających pracę hybrydową. Opublikowany z końcem 2021 roku raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości podaje, że odsetek pracowników wykonujących zdalnie lub w zbliżonej formie pracę w branżach związanych z informacją i komunikacją sięga nawet 73,2%.
Pracownicy przechodzący onboarding zdalnie lub wykonujący część nowej pracy z domu ze względu na model hybrydowy nie muszą mieć problemów z wykonywaniem swoich obowiązków, rozpoznawaniem imion współpracowników czy utożsamianiem się z wartościami firmy. Cyfrowa transformacja HR dostarcza kadrowcom nie tylko danych biznesowych, ale także czysto “ludzkich”. Zyskują na tym i same przedsiębiorstwa, i zatrudniane w nich osoby.
Cyfrowa transformacja HR — źródła
Źródła danych, faktów oraz obserwacji przytaczanych w artykule:
- Enterprise Content Management Market — Growth, Trends, COVID-19 Impact, and Forecasts (2022-2027), raport ze stycznia 2021 roku, https://www.mordorintelligence.com/industry-reports/enterprise-content-management-market
- Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki — Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, raport z grudnia 2021 roku
- Anna Morawiec-Bartosik, “Liczby w HR. Matematyczne ramy najbardziej ludzkiej części biznesu”, Wydawnictwo Onepress 2022
- Bernard Marr, Data-Driven HR: How Big Data And Analytics Are Transforming Recruitment
