W związku z nowelizacją przepisów o pracy zdalnej, która wchodzi w życie 7 kwietnia, na pracodawców czeka sporo nowych obowiązków. Będą oni musieli m.in. przygotować regulamin pracy zdalnej, a także pokrywać niektóre koszty ponoszone przez pracowników wykonujących swoje obowiązki z domu.
Na początek zasady pracy zdalnej będą musiały zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (lub organizacjami). Jeśli w ciągu 30 dni od przedstawienia porozumienia nie dojdzie do uzgodnienia jego kształtu ze związkami lub jeśli w zakładzie pracy nie ma organizacji związkowych, zasady mogą też zostać ustalone w regulaminie pracy zdalnej. Jeśli powyższe warunki nie mogą zostać spełnione, pracodawca może na każdym etapie współpracy wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej lub zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem.
Porozumienie lub regulamin powinny określać, które grupy pracowników mogą być objęte pracą zdalną, jakie są zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę i ustalać ekwiwalent pieniężny lub ryczałt. Należy także określić zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną (w tym sposób potwierdzania przez niego obecności na stanowisku pracy) oraz zasady kontroli wykonywania pracy oraz zachowania BHP.
Wskazane powinny zostać też zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych oraz zasady dotyczące konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi.
Dodatkowe informacje przekazywane pracownikom powinny zawierać również:
- określenie w której jednostce organizacyjnej firmy znajduje się stanowisko pracy osoby wykonującej obowiązki zdalnie;
- wskazanie osoby lub organu, które są odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania przez niego pracy.
Powyższe informacje muszą być przekazane pracownikowi najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej. Co ważne, nie będzie on mógł być traktowany np. w zakresie dostępu do szkoleń mniej korzystnie niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, ani nie będzie mógł być dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania jej.
Obowiązki pracodawcy w zakresie zwrotu kosztów
Pracodawca będzie musiał zapewnić materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania obowiązków zdalnie, w tym urządzenia techniczne. Po jego stronie będzie także zapewnienie odpowiedniej instalacji, serwisu czy konserwacji sprzętów lub pokrycie kosztów z tym związanych. Pracownik musi mieć też zapewnione szkolenia i pomoc techniczną.
Ponadto pracodawca będzie pokrywał koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot zostanie określony w porozumieniu lub regulaminie. Jeśli pracownik będzie używał prywatnego telefonu, na pracodawcy będzie również ciążył obowiązek pokrycia związanych z tym udokumentowanych kosztów. W takiej sytuacji pracownikowi przysługiwać będzie wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez niego w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu pracodawca powinien brać pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe, normy zużycia energii elektrycznej czy koszty usług telekomunikacyjnych.
Przepisy przewidują również, że elementy takie jak zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, pokrywanie kosztów związanych z wykonywaniem jej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy PIT.
Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy w firmie inFakt
