Pandemia koronawirusa stała się przyczyną poważnym zmian w temacie cyfryzacji codziennych czynności. Spowodowało to m.in. trwałe przejście na zdalne wykonywanie wielu zdań, które do tej pory realizowano w biurach i zakładach pracy. Zarówno przedsiębiorcy, jak i sam ustawodawca stanęli więc przed koniecznością zaprojektowania nowych zasad świadczenia pracy na odległość. Co uległo zmianie w 2023 roku? Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę?
Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy w 2023 roku?
Na 2023 rok zaplanowano wiele znaczących zmian w Kodeksie pracy. Niektóre z nich (zaproponowane Ustawą z 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw) mogą wejść w życie jeszcze w pierwszym półroczu 2023 roku.
Jedna z nowelizacji to dodanie do Kodeksu Rozdziału IIc w całości poświęcony regulacjom dotyczącym pracy zdalnej. Według brzmienia proponowanego artykułu 67(18) Kodeksu pracy, praca zdalna będzie rozumiana jako praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
W przypadku powyższej definicji na uwagę zasługuje fakt, iż ustawodawca nie przesądza o możliwości stałego lub terminowego świadczenia pracy zdalnie. Uznano bowiem, że może ona odbywać się zdalnie całkowicie lub częściowo. Oprócz tego w przepisie wskazano, że miejsce, z którego pracownik będzie pracę wykonywać, każdorazowo powinno być uzgadniane z pracodawcą. Może być to (choć nie musi) jego stały adres zamieszkania. Celem takiej konstrukcji powyższego zapisu jest ukrócenie możliwości niekonsultowanych z pracodawcą, odległych wyjazdów w trakcie czasu pracy.
Zasady pracy zdalnej
Ponadto w ustawie znajduje się wskazanie, że możliwość świadczenia pracy w trybie zdalnym jest uzależniona od porozumienia zawieranego między pracodawcą a pracownikiem.
W efekcie wszystko zależy od tego, jak umówią się strony i to niekoniecznie już na samym początku. Można więc ustalić to zarówno podczas zawierania umowy o pracę, jak i w trakcie już trwającego stosunku zatrudnienia. Ustawodawca przewidział również opcję wyjścia z inicjatywą pracy zdalnej przed jedną lub drugą stronę. Jeśli inicjatorem ma być pracownik, musi on złożyć swojemu pracodawcy wniosek w tym zakresie.
Dość dużą rolę odgrywa również zapis stanowiący o tym, iż pracownik wykonujący pracę w sposób zdalny nie może być z tego względu w żaden sposób dyskryminowany. Oznacza to, że pracownik zdalny nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie np.:
- nawiązania i rozwiązania stosunku pracy;
- awansowania;
- dostępu do szkolenia w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych
niż inni pracownicy zatrudnieni przy tej samej lub podobnej pracy (z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami świadczenia pracy zdalnej). Podsumowując, nie można dyskryminować takiego pracownika z powodu wykonywania pracy zdalnej, a także z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.
Praca zdalna okazjonalna i na polecenie pracodawcy
W nowelizacji znajduje się jeszcze inne ciekawe zagadnienie: praca zdalna okazjonalna. Takie rozwiązanie zostało przewidziane dla pracowników, którzy na co dzień pracują z biura, jednak od czasu do czasu chcieliby pracować z domu. W projekcie zmian uwzględniono, że taki sposób realizacji obowiązków ma być dostępny dla pracowników przed 24 dni w roku. Z reguły taka możliwość będzie mieć miejsce na wniosek.
Mimo to w projekcie nowelizacji nie znajdziemy na razie wskazania, czy pracodawca może odmówić takiej prośbie. Nie znajdziemy też informacji, co dzieje się z wymiarem pracy zdalnej okazjonalnej wtedy, gdy pracownik zmienił pracę i wykorzystał część przysługujących dni. Poza tym w przypadku pracy okazjonalnej pracodawca nie musi zapewnić pracownikowi sprzętu i szkoleń.
Jeszcze innym rodzajem pracy zdalnej, o którym wspomina ustawodawca, jest praca zdalna na polecenie pracodawcy. Zgodnie z tym zapisem, pracodawca może podjąć decyzję o przymusowym przejściu zakładu pracy w tryb pracy zdalnej wtedy, gdy:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub,
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Ten zapis jest wyraźnym następstwem pandemii. W przepisach postawiono jednak warunek: bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracownik musi złożyć oświadczenie w formie papierowej lub elektronicznej mówiący o tym, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Nie może bowiem dojść do sytuacji, w której pracownik miałby świadczyć pracę np. bez dostępu do Internetu. Trzeba też podkreślić, że oprócz uprawnienia do wysłania pracownika na pracę zdalną, pracodawca ma również prawo do odwołania go z takiej pracy.
Pracodawca będzie mógł więc w każdym momencie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej – z minimum dwudniowym uprzedzeniem. Natomiast gdy pracownik podczas świadczenia pracy zdalnej straci warunki lokalowe do tego celu, musi poinformować o tym pracodawcę (wówczas ten niezwłocznie cofa polecenie wykonywania obowiązków zdalnie).
W ustawie znajduje się też katalog prac, w przypadku których nie można świadczyć pracy zdalnej. Są to m.in. zajęcia powodujące intensywne brudzenie, szczególnie niebezpieczne, z czynnikami chemicznymi, które stwarzają zagrożenie, czy w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych wskazanych dla pomieszczeń mieszkalnych.
Specjalne uprawnienia dla pracowników, którzy są rodzicami
Szczególne względy w zakresie świadczenia pracy zdalnie przewidziano dla:
- pracownic spodziewających się dziecka,
- pracowników, którzy wychowują dziecko w wieku do czterech lat,
- pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Jeżeli złożą oni wniosek o chęć wykonywania zadań służbowych drogą zdalną, pracodawca będzie zobowiązany do jego uwzględnienia. Jedynym warunkiem, który muszą spełnić wyżej wymienione osoby, to generalne możliwość świadczenia pracy w sposób zdalny. W końcu nie będzie to możliwe np. dla pielęgniarki czy strażaka.
Jeśli jednak wystąpią jakiekolwiek przyczyny dla odmowy uwzględnienia wniosku, pracodawca musi powiadomić o nich pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku.
Wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej
Wszelkie zasady i reguły świadczenia pracy w trybie zdalnym strony ustalają drogą porozumienia. Może mieć to formę załącznika do umowy podczas zawierania stosunku lub odrębnego porozumienia już w toku wykonywania obowiązków. W zakładach pracy, w których działają pracownicze organizacje związkowe, podczas negocjacji warunków porozumienia powinni uczestniczyć także ich przedstawiciele.
Jeśli taka organizacja nie funkcjonuje w przedsiębiorstwie lub minie okres 30 dni od zaproponowania projektu porozumienia, a między organizacją a pracodawcą nie dojdzie do wypracowania wspólnego stanowiska, pracodawca będzie musiał zaproponować regulamin pracy zdalnej.
Jest to dokument, który szczegółowo opisuje zasady i sposób wykonywania pracy zdalnej w danej firmie. Powinien on określać głównie takie kwestie, jak:
- grupy pracowników objęte uprawnieniem pracy zdalnej (czasem tylko niektóre działy lub departamenty mogą świadczyć pracę w takim trybie);
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, które pracownik ponosi w wyniku przejścia na tryb pracy zdalnej;
- reguły porozumiewania się pracodawcy i pracownika, który wykonuje pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika na stanowisku pracy;
- zasady kontroli w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika, który wykonuje pracę zdalną;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w kwestii bezpieczeństwa i ochrony informacji;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, aktualizacji oprogramowania, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych).
Co musi zapewnić pracodawca do pracy zdalnej?
Gdy pracodawca kieruje pracownika na pracę zdalną lub wyraża na to zgodę, musi dostarczyć mu potrzebny sprzęt i materiały. Oprócz tego powinien zapewnić:
- instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
- pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
W sytuacji, w której to pracownik ponosi koszty związane z wykonywaniem pracy z domu, pracodawca musi w tych kosztach uczestniczyć (partycypować) – pod warunkiem że tak umówił się z pracownikiem w ramach porozumienia lub regulaminu.
Powinien ponadto przeszkolić pracownika z zasad ochrony danych, bezpieczeństwa pracy z domu, a także udzielić niezbędnej pomocy szkoleniowej i technicznej do wykonywania konkretnej pracy. Ponadto pracodawca zgodnie z ustawą powinien wskazać procedury ochrony danych osobowych i przeprowadzić (w miarę potrzeby) instruktaż w tym zakresie.
Jako alternatywę dla dostarczenia narzędzi służbowych wskazuje się pisemne umówienie się z pracownikiem, że będzie on korzystał z narzędzi prywatnych. Wówczas pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości uzgodnionej z pracodawcą.
Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu można zastąpić obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Jego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom, które ponosi pracownik w ramach wykonywania swoich obowiązków zdalnie.
Kontrole w domu przy pracy zdalnej
W nowelizacji znajdziemy też przepisy o możliwości przeprowadzania przez pracodawcę kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej (zgodnie z ustaleniami). Nie jest to równoznaczne z tym, że pracodawca będzie mógł wejść do mieszkania pracownika w dowolnym momencie. Kontrola musi być poprzedzona porozumieniem z pracownikiem i powinna odbywać się w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Oprócz tego czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika, który wykonuje pracę zdalną, innych osób, a także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.
Pracodawca będzie mieć możliwość przeprowadzenia kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontroli przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji. W razie stwierdzenia uchybienia, może wezwać do usunięcia nieprawidłowości lub odwołać możliwość pracy zdalnej.
Wnioski: regulamin pracy zdalnej 2023
Coraz więcej przedsiębiorstw zapewnia pracownikom możliwość pracy zdalnej, która większą swobodę w organizacji życia zawodowego i prywatnego. Można przewidywać, że wiele osób będzie dążyć do uzyskania właśnie takiej formy zatrudnienia. Natomiast nowe przepisy powinny pomóc w lepszej organizacji i usankcjonowaniu tego trybu pracy.
Kamila Wasilewska Kancelaria Prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy
