Kontrole prowadzonej działalności pod względem zgodności funkcjonowania przedsiębiorstwa z przepisami to standard w każdym sektorze gospodarki. Rzetelna kontrola nie zawsze musi kończyć się nałożeniem kary czy odebraniem zezwoleń. Jej głównym celem powinna być jasna informacja dla przedsiębiorcy o tym, co powinien zmienić, aby prowadzona przez niego działalność była w pełni zgodna z przepisami. Jeśli chcemy zminimalizować ryzyko podczas kontroli, warto poznać swoje prawa i wiedzieć, czy prowadzący ją urzędnicy nie nadużywają swoich uprawnień. Ponadto w ostateczności dobrze jest mieć świadomość, jak możemy odwołać się od nałożonej w ten sposób kary.
Trzeba tutaj podkreślić, że w skład sektora finansowego – i w związku z tym w zakres podmiotowy ustawy o nadzorze – wchodzą nie tylko instytucje ubezpieczeniowe czy banki. Do tej kategorii zaliczają się też instytucje pożyczkowe, biura usług płatniczych, małe instytucje płatnicze, czy pozostałe przedsiębiorstwa z branży szeroko pojętego fintech.
Co może być podstawą prawną takiej kontroli?
W kontekście ogólnych zasad kontroli, które są wspólne dla wszystkich gałęzi gospodarki, stosuje się głównie ustawę z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców. Rozdział 5 uwzględnia pewne instytucje prawne, które w swoim założeniu mają zmniejszyć dotkliwość kontroli dla przedsiębiorców.
W sektorze finansowym stosuje się nie tylko przepisy prawa przedsiębiorców, ale również przepisy ustawy z dnia 21 lipca 2006 roku o nadzorze nad rynkiem finansowym. W ustawie o nadzorze przewidziano też szczególny rodzaj postępowania, czyli postępowanie wyjaśniające, które różni się od kontroli głównie rezultatem, co omawiamy w dalszej części artykułu.
Według ustawy o nadzorze nad rynkami finansowymi, do sektora finansowego należą:
- sektor bankowy,
- rynki kapitałowe,
- rynki ubezpieczeniowe,
- rynek emerytalny,
- instytucje płatnicze i biura usług płatniczych,
- instytucje pieniądza elektronicznego,
- sektor kas spółdzielczych.
Zgodnie z prawem przedsiębiorców kontrola powinna zostać zapowiedziana. Dlatego przedsiębiorca powinien z reguły otrzymać powiadomienie o planowanej kontrolki. Od daty otrzymania zawiadomienia kontrolę rozpoczyna się między 7. a 30. dniem. Jednocześnie na wniosek przedsiębiorcy kontrola może zostać rozpoczęta szybciej.
Nie istnieje żadna odgórna klasyfikacja przyczyn wszczęcia kontroli. Dotyczy to zarówno ustawy o nadzorze, jak i ustawy prawo przedsiębiorców. Przyjęto więc, że kontrolę poprzedza analiza prawdopodobieństwa naruszenia prawa. Trzeba tutaj dodać, że kontrola może być zupełnie losowa. Mimo to organ może mieć wątpliwości co do zgodności prowadzonej działalności z prawem, np. w wyniku donosu osoby trzeciej, bądź informacji od tzw. sygnalisty.
W prawie przedsiębiorców i ustawie o nadzorze wskazuje się, że podmiot kontrolujący jest zobligowany do okazania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. W upoważnieniu muszą znaleźć się głównie takie informacje jak:
- podstawa prawna,
- oznaczenie organu prowadzącego kontrolę,
- data, miejsce wystawienia upoważnienia,
- dane pracownika przeprowadzającego kontrolę,
- miejsce przeprowadzenia postępowania,
- przedmiot i zakres kontroli,
- data rozpoczęcia i przewidywany czas trwania,
- pouczenie o prawach i obowiązkach podmiotu kontrolowanego.
Praktyczne kwestie związane z kontrolą i uprawnienia kontrolowanego
Kontrola zgodnie z prawem przedsiębiorców i postępowanie wyjaśniające według ustawy o nadzorze nie mogą uniemożliwiać normalnego funkcjonowania firmy. Postępowanie wyjaśniające dąży do wyjaśnienia, czy miało miejsce naruszenie przepisów prawa. Będzie to jednak faza wstępna, która najczęściej poprzedza wszczęcie ostatecznej kontroli.
Postępowanie wyjaśniające i kontrola nie są więc tym samym. Występują między nimi pewne różnice, jak np. miejsce przeprowadzenia kontroli i postępowania wyjaśniającego. Kontrola zazwyczaj jest prowadzona w siedzibie lub oddziale przedsiębiorstwa. Postępowanie wyjaśniające w myśl ustawy o nadzorze prowadzi się z kolei w siedzibie Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego (jedynie w niektórych sytuacjach prowadzi się je w siedzibie firmy). Jednocześnie zarówno kontrola, jak i postępowanie wyjaśniające odbywają się zawsze w godzinach funkcjonowania firmy kontrolowanej.
Rezultat kontroli to zazwyczaj wydanie zaleceń w protokole pokontrolnym. Za to efektem postępowania wyjaśniającego jest wszczęcie postępowania administracyjnego bądź złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa. Kontrolę prowadzi się w ściśle określonym w upoważnieniu zakresie, z kolei ustawa o nadzorze nie uwzględnia obowiązku wskazania konkretnego zakresu.
Istotne jest to, że zarówno kontrola, jak i postępowanie wyjaśniające mają konkretne terminy. Postępowanie nie może potrwać dłużej niż 12 miesięcy, a kontrola powinna trwać tyle czasu, ile wskazano w upoważnieniu.
Organ ma prawo (za pośrednictwem urzędnika, który prowadzi kontrolę):
- żądać oświadczeń i dodatkowych wyjaśnień od pracowników przedsiębiorstwa z sektora finansowego i innych osób, mających wiedzę w sprawie. Oświadczenia te są składane pod groźbą odpowiedzialności karnej,
- wymagać wglądu do wszystkich ksiąg rachunkowych, a także do innych informacji, nawet objętych tajemnicą bankową,
- swobodnie poruszać się po przedsiębiorstwie,
- żądać wglądu do nośników informacji.
Możliwości po stronie podmiotu kontrolowanego
W przypadku praw podmiotu kontrolowanego, może on przede wszystkim składać sprzeciw co do różnych czynności. Sprzeciw można złożyć np. wtedy, gdy środki wykorzystywane przez urzędnika kontrolującego są niewspółmierne do celu, albo gdy w sposób bezzasadny podejmuje on czynności, które uniemożliwiają pracę przedsiębiorstwa z sektora finansowego. Z reguły podmiot kontrolowany może być też obecny przy podejmowanych czynnościach kontrolnych. Jeśli będzie nieobecny, może upoważnić do tego swojego pracownika.
Przedsiębiorca ma również prawo podejmowania działań po kontroli. Po pierwsze może wnieść odwołanie, jeśli nie zgadza się z ustaleniami kontroli - zwłaszcza ze stwierdzonym naruszeniem. Po za tym w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego w następstwie stwierdzenia naruszeń w postępowaniu wyjaśniającym, może uczestniczyć w postępowaniu administracyjnym na zasadach strony, które określono w kodeksie postępowania administracyjnego.
Obowiązki po stronie podmiotu kontrolowanego
Podmiot kontrolowany jest zobligowany do zapewnienia warunków do sprawnego prowadzenia kontroli. Dotyczy to zwłaszcza obowiązku niezwłocznego przedłożenia na żądanie organu wymaganej dokumentacji, ksiąg finansowych, czy nośników informacji, oraz udostępniania miejsca dla inspektorów.
Trzeba zaznaczyć, że organ ma również prawo wymagać przedstawienia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. Obowiązek ten dotyczy nie tylko samego przedsiębiorcy, ale i jego pracowników, a także osób współpracujących na podstawie umowy cywilnoprawnej. W rezultacie osoby przeprowadzające kontrolę sporządzają listę pytań do pracowników kontrolowanego przedsiębiorcy. Wraz z listą pytań kontroler może przekazać listę informacji, czy innego rodzaju zadań dla pracowników podmioty kontrolowanego. Owe zadania mogą uwzględniać zobowiązanie do przekazania dokumentów lub informacji, oraz złożenia oświadczenia co do stanu faktycznego. Kontrolujący często zadają pracownikom liczne pytania mogące ujawnić wszelkiego rodzaju niedociągnięcia przedsiębiorcy. Poza tym kontrolujący mają prawo zażądać wglądu do ksiąg i systemów przedsiębiorstwa.
Podsumowując, przedsiębiorca musi stosować się do poleceń podmioty prowadzącego kontrolę. Jeśli nie zgadza się ze sposobem jej prowadzenia, może zgłosić sprzeciw, wnosząc go na piśmie do organu kontroli, którego ten sprzeciw dotyczy. O wniesieniu sprzeciwu przedsiębiorca zawiadamia na piśmie kontrolującego.
Rezultat kontroli
Według przepisów prawa przedsiębiorców, wszelkie ustalenia kontroli muszą zostać umieszczone z protokole kontroli. Jeśli chodzi o kontrolę podatkową, można wnieść zastrzeżenia do protokołu. Co więcej, organ może wydać w protokole konkretne zalecenia, po których wdrożeniu działalność firmy będzie w 100% zgodna z obowiązującym prawem (a przynajmniej w kwestii tego, co było objęte kontrolą).
Co istotne, jeśli kontrolę prowadzi się w trybie postępowania wyjaśniającego w myśl ustawy o nadzorze nad rynkiem finansowym, to po wskazaniu określonych wniosków w postępowaniu, Komisja Nadzoru Finansowego ma prawo:
- wszcząć postępowanie administracyjne, które może zakończyć się nałożeniem na podmiot administracyjnej kary pieniężnej
- złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, co może skutkować wszczęciem postępowania karnego w stosunku do osób odpowiedzialnych za popełnienie czynu zabronionego.
Jeśli organ stwierdzi nieprawidłowości po zakończeniu kontroli, może nałożyć karę na przedsiębiorcę. Jej wysokość określa się w odrębnych przepisach i zależy ona od charakteru naruszenia. Przykładem może być kara za naruszenie obowiązków w zakresie sekurytyzacji wynosząca nawet 10% przychodów netto za ostatni rok obrotowy.
Oczywiście istnieje możliwość odwołania się od decyzji niekorzystnych dla przedsiębiorcy. Odwołanie od decyzji w ramach której nałożono karę lub cofnięto zezwolenie, zwykle odbywa się w trybie postępowania administracyjnego lub postępowania przed sądami administracyjnymi. W tym przypadku najlepiej kierować się pouczeniem zawartym w decyzji, ale po wcześniejszej weryfikacji podstawy prawnej wydania przez doświadczonego prawnika.
Przykładowe decyzje po przeprowadzonej kontroli
Jak widać, postępowanie wyjaśniające i ewentualne kary po kontroli zwykle są wynikiem niedopełnienia obowiązków nałożonych na podmioty z sektora finansowego przez przepisy szczególne. Najczęściej kary mają formę administracyjnych kar pieniężnych. Przykładami uprawnień KNF w przypadku stwierdzenia naruszeń w ramach kontroli mogą być ostatnie kary publikowane w biuletynie Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego:
- 13 maja 2021 roku w ramach kontroli jednego z funduszy inwestycyjnych, stwierdzono liczne naruszenia ustawy o obrocie instrumentami finansowymi. Miało to związek w szczególności ze współpracą z podmiotami, które nie posiadały licencji maklerskich, działaniem w sprzeczności z zasadami uczciwego obrotu i brakiem ustanowienia polityki przeciwdziałania konfliktom interesów. Za takie oraz inne naruszenia ustawy o obrocie nałożono karę w wysokości 3.150.000 zł oraz ograniczono zakres koncesji na prowadzenie działalności maklerskiej.
- Co ważniejsze, kary nie dotyczą tylko dużych spółek czy funduszy. Jako inny przykład ukaranego po przeprowadzeniu kontroli można wskazać przedsiębiorcę prowadzącego działalność w zakresie pośrednictwa kredytu hipotecznego. Za brak zawarcia umowy ubezpieczenia OC został ukarany karą administracyjną w wysokości 2800 zł.
- Z kolei w 2020 roku nałożono dziewięć kar pieniężnych na biura usług płatniczych. Przyczyną wymierzenia kar było zaniechanie polegające na nieprzekazaniu do KNF raportu zawierającego łącznej wartości i liczby transakcji za 2016 rok. Wszystkie biura objęte kontrolą zostały ukarane karą od 1000 do 1300 zł.
Podmioty z branży finansowej są obłożone licznymi obowiązkami, które uwzględniono w przepisach szczególnych. Po przeprowadzeniu kontroli, Komisja Nadzoru Finansowego może nałożyć karę pieniężną w różnej wysokości. Wszystko zależy od skali i charakteru naruszenia. Jeśli decyzja zostanie wydana niesłusznie, możemy się od niej odwołać.
W tym celu zazwyczaj najlepiej jest przekazać sprawę w ręce profesjonalnego pełnomocnika, czy kancelarii prawnej specjalizującej się w podobnych zagadnieniach.
Marcin Staniszewski Kancelaria Prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy
