System e-faktur KSef to nowoczesna platforma do wystawiania faktur elektronicznych, z której obowiązkowo, od 1 lipca 2024 roku, będzie musiał korzystać każdy podatnik VAT. Zapoznając się z naszym artykułem można dowiedzieć się, co to jest Krajowy System e-Faktur, kto będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych i na co zwrócić uwagę, gdy zostanie on wprowadzony do ogólnego obiegu.
System do wystawiania faktur ustrukturyzowanych – co to jest system e Faktur KSeF?
Krajowym Systemem e-Faktur, w skrócie KSeF, jest nowoczesnym systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania faktur elektronicznych. Za pośrednictwem KSeF będzie możliwe nie tylko wystawienie faktury, ale również udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Zastąpi on dotychczasową możliwość wystawiania faktur papierowych i obecnych faktur elektronicznych. W przyszłości system KSeF ma obowiązywać na terenie całej Unii Europejskiej. Korzystając z tej rewolucyjnej platformy, właściciele firm nie będą musieli prowadzić fizycznej dokumentacji. To znacznie zminimalizuje ryzyko wystąpienia różnego typu błędów. Wdrożenie KSeF w przyszłości będzie miało wpływ na walkę z nieuczciwą konkurencją i tzw. szarą strefą, która nie płaci podatków i niekorzystnie oddziałuje na ceny sprzedawanych towarów i oferowanych usług. System e-faktur KSeF wyposażony jest w funkcję zarządzania uprawnieniami. Dzięki temu dostęp do danych jest w zupełności zabezpieczony.
W jakim celu wprowadzono system e-faktur KSeF do faktur ustrukturyzowanych?
Wprowadzając faktury ustrukturyzowane Ministerstwo Finansów chce:
- usprawnić proces rozliczeń pomiędzy firmami, a organami rządowymi i innymi instytucjami,
- zredukować biurokrację i koszty z nią związane,
- walczyć z oszustami podatkowymi i innymi nieprawidłowościami związanymi z obrotem faktur. Będzie miało to ogromny wpływ na uszczelnienie systemu podatkowego.
Od kiedy i dla kogo będzie obowiązywał Krajowy System e-Faktur do faktur ustrukturyzowanych?
Nowoczesna faktura online wdrażana będzie dwuetapowo. Ministerstwo Finansów w pierwszej kolejności zachęca do nieprzymuszonego przystąpienia do Krajowego Systemu e-faktur. Dlatego od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku korzystanie z systemu KSeF jest dobrowolne. Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z podatku VAT (tzw. nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur. E-faktura będzie dostępna również dla podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.
Za naruszenie uchwalonych przepisów grożą surowe kary, lecz Krajowa Administracja Skarbowa w ciągu pierwszego półrocza ma po nie sięgać wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Zgodnie z projektem ustawy maksymalna wysokość kary może wynieść nawet 100% wysokości kwoty wykazanego podatku w fakturze wystawionej poza KSeF.
Platforma KSeF dotyczy transakcji sprzedażowych B2B, natomiast nie obowiązuje transakcji B2C. Z krajowego systemy e-faktur muszą korzystać wszyscy podatnicy, którzy siedzibę swojej firmy lub miejsce jej prowadzenia mają na terenie Polski. Przedsiębiorcy obecnie mają jeszcze trochę czasu, aby wypróbować dobrowolnie wystawianie faktury ustrukturyzowanej.
Ministerstwo Finansów oferuje kilka bonusów, dla tych, którzy już teraz skorzystają z tego nowoczesnego rozwiązania. Wśród nich między innymi znajdują się:
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni),
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur ustrukturyzowanych i ich archiwizacji,
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur.
Sposób działania Krajowego Systemu e-Faktur do faktur ustrukturyzowanych – jak wystawiać faktury ustrukturyzowane?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona z pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Ma ona przydzielony numer identyfikacyjny, dzięki któremu z łatwością można odnaleźć ją w systemie. Faktura elektroniczna KSeF będzie mieć w każdym przypadku identyczny wygląd. W Centralnym Repozytorium Wzorów i Dokumentów (CRWDE) na platformie ePUAP znajduje się wzór faktury ustrukturyzowanej, według którego wystawiane są faktury elektroniczne.
Krajowy System e-Faktur, który umożliwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej, pozwala na otrzymanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego programu finasowo-księgowego. Dzięki temu fakturę ustrukturyzowaną będzie można odczytać w każdym programie księgowym, z którym pracuje przedsiębiorstwo. KSeF dokonuje kontroli prawidłowości danych z odpowiednim wzorem faktury ustrukturyzowanej (struktura e-Faktury FA) i przydziela jej unikalny numer faktury. Warto pamiętać, że nie jest on tożsamy z numerem faktury.
Po wystawianiu faktur wystawca dostaje potwierdzenie odbioru (UPO), a odbiorca faktury może mieć do niej dostęp po uwierzytelnieniu się (weryfikacji uprawnień) w KSeF lub wprowadzeniu wybranych informacji, ściśle związanych z fakturą. Odbiorca, który nie wyrazi zgody na otrzymanie dokumentu w systemie KSeF, może otrzymać fakturę w formie papierowej.
W Krajowym Systemie e-Faktur fakturę ustrukturyzowaną może wystawić podatnik, który ma dostęp do platformy i założone na niej osobiste konto. Nowoczesne programy finansowo-księgowe są zintegrowane z KSeF, dlatego właściciel firmy, który wystawia faktury przez taki program, bez większych trudności będzie mógł wysłać je z jego pomocą.
E-fakturę uznaje się za wystawioną, gdy znajdzie się ona w Krajowym Systemie e-Faktur. Warto pamiętać, że data wygenerowania faktury w systemie będzie datą otrzymania faktury. A data wystawienia faktury ustrukturyzowanej u sprzedawcy jest równoznaczna z datą jej otrzymania u nabywcy. To oznacza, że fakturę elektroniczną uznaje się za fakturę wystawioną w dniu jej przesłania. W tej samej chwili nabywca otrzymuje prawo do odliczenia podatku VAT, który naliczany jest z faktury ustrukturyzowanej w rozliczeniu w danym miesiącu.
Szczegóły faktur elektronicznych – co znajduje się na fakturze wystawionej zgodnie z Krajowym systemem (KSeF)?
Faktury zarejestrowanej przez Krajowy System mają jednolitą strukturę i zawierają najważniejsze dane. Wśród nich znajduje się między innymi: numer faktury, data wystawienia faktury, NIP przedsiębiorcy, kwota i przypisany symbol.
We wzorze są cztery rodzaje pól. Podzielone są one ze względu na obowiązek ich wypełniania. Wyróżnia się:
- pola obligatoryjne (te pola są wymagane, bez nich plik XML nie będzie uznany jako faktura),
- pola logiczne,
- pola fakultatywne,
- pola opcjonalne.
Faktura korygująca w KSeF
Zapewne wiele osób zastanawia się, czy można skorygować źle wystawioną e-fakturę. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w przypadku faktury ustrukturyzowanej, nie ma możliwości wycofania faktur wystawionych w KSeF. Jeśli będzie ona błędna, podmiot uprawniony do obsługi systemu elektronicznego, będzie musiał wystawić fakturę korygującą. W przesłanym pliku nie można poprawiać błędnie wpisanych danych, a w przypadku, gdy będzie ona wystawiona przez pomyłkę, jej wartość należy skorygować do zera. Warto pamiętać, że każda korygująca faktura powinna posiadać informację dotyczącą przyczyny jej wystawienia, gdyż jest to istotny czynnik, mający wpływ na uzyskanie prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.
Faktura korygująca musi zawierać numer identyfikujący w KSeF faktury w wersji papierowej. Dzięki temu będzie można powiązać korektę z fakturą pierwotną.Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawienie nieograniczonej liczby faktur korygujących do jednej faktury sprzedaży. Dlatego przedsiębiorca może ich wystawić tyle, ile będzie potrzebował.
Krajowy system e-Faktur to profesjonalna platforma, pozwalająca wystawić faktury ustrukturyzowane, które w czasie rzeczywistym będą udostępniane kontrahentom. Umożliwia ona również przechowywanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z nowymi przepisami faktura ustrukturyzowana będzie jedynym typem faktur wystawianych przez przedsiębiorcę oferującego swoje usługi lub sprzedaż swoich produktów. Fakturę można wystawić wykorzystując bezpłatne narzędzia, które udostępnia Minister Finansów lub za pomocą programów komercyjnych.
