Na czym polega windykacja na koszt dłużnika?

Prowadzenie działalności gospodarczej generuje ryzyko, że pewnego dnia trafimy na kontrahenta, który nie reguluje należności z faktur. Choć powody takiej sytuacji mogą być różne, to zależnie od przyjętych między przedsiębiorcami stosunków, koniecznością bywa wejście na drogę sądową. Warto wiedzieć, że kosztami postępowania sądowego można obciążyć dłużnika. Jak to zrobić?

Rodzaje windykacji: polubowna i przymusowa

Windykacja może przebiegać w sposób polubowny, zwana windykacją miękką lub niesformalizowaną, bądź na drodze sądowej, zwana windykacją twardą. Celem windykacji polubownej jest odzyskanie należności bez konieczności przymusu sądowego. Polega wówczas na negocjacjach, próbach kontaktu i wysyłaniu do dłużnika przedsądowych wezwań do zapłaty, innymi słowy chęć doprowadzenia do dobrowolnego uregulowania zaległych zobowiązań przez dłużnika. Tego typu metody nie wiążą się z ponoszeniem żadnych znacznych kosztów. Mimo to nie zawsze dają oczekiwany skutek i zmuszają nas do skierowania sprawy na drogę sądową. Powściągliwość polskich sądów powoduje, iż sprawy toczące się przed nimi są bardzo mocno rozciągnięte w czasie mogą trwać nawet do kilku lat, co w przypadku windykacji przymusowej wiąże się z wyższymi kosztami.

Windykację polubowną można podzielić na 2 etapy.

I Etap – Monitoring zaległych należności

Założeniem tego etapu jest odzyskanie należności przy jak najniższych kosztach bez pogarszania relacji z dłużnikiem. Jest również szansą dla wierzyciela na pozyskanie niezbędnych informacji oraz uzupełnienie brakujących dokumentów, celem dopasowania działania windykacyjnego do specyfiki sprawy i zwiększeniu szansy na odzyskanie należności. Ta wiedza posłuży wierzycielowi, żeby minimalizować koszty podjętej windykacji i nie generować kosztów działań windykacyjnych niepotrzebnie. Monitoring zaległych należności polega na podejmowaniu takich działań jak: monitorowanie spłat należności, gromadzenie danych mających związek z należnością, prowadzenie rozmów negocjacyjnych, pozostawanie w stałym kontakcie z dłużnikiem oraz jakże istotne pozyskiwanie informacji na temat dłużnika i jego majątku itp.

II Etap – Właściwa windykacja polubowna

Jest to faktyczne przystąpienie do podjęcia rozmów z dłużnikiem, mających na celu zmierzenie do dobrowolnego uregulowania zobowiązania przez dłużnika z korzyścią dla obu stron. Celem jest również mimo nieuregulowanych należności – zachowanie dobrych relacji z dłużnikiem, jak również zachowanie niskiego, akceptowalnego przez wierzyciela poziomu kosztów windykacji. Właściwa windykacja polubowna polega na podejmowaniu takich działań jak: zmiana warunków współpracy z dłużnikami, przeprowadzenie wywiadu środowiskowego w przypadku braku możliwości skutecznego doręczenia korespondencji dłużnikowi czy braku możliwości skontaktowania się z dłużnikiem oraz upublicznienie informacji poprzez współpracę z biurami prowadzącymi rejestr dłużników czy rejestr informacji gospodarczej. Rejestry można podzielić na dwa główne rodzaje, tj. Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, który jest prowadzony przez instytucję państwową, a więc właściwy sąd rejestrowy KRS i działa w oparciu o ustawę z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz na prywatne wywiadownie gospodarcze, opierające swoją działalność na ustawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, tj. BIG InfoMonitor S.A., Krajowy Rejestr Długów BIG S.A., Rejestr Dłużników ERIF BIG S.A. i Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej.

Windykacja twarda (przymusowa) to sposób odzyskiwania należności, wiążący się z udziałem organów władzy państwowej i przymusu państwowego. Ten rodzaj windykacji w szczególności angażuje organy państwowe w egzekwowanie praw własności wierzyciela od dłużnika. Windykację twardą można podzielić na trzy etapy:

I Etap – Windykacja sądowa

Windykacja sądowa to etap trwający od momentu wszczęcia twardej windykacji, aż do momentu skutecznego uzyskania tytułu egzekucyjnego. Przez tytuł egzekucyjny należy rozumieć orzeczenie sądowe lub inny dokument urzędowy stwierdzający: istnienie i zakres roszczenia wierzyciela, a tym samym istnienie i zakres obowiązku świadczenia dłużnika. Tytuł egzekucyjny w sposób wyraźny i jednoznaczny określa ponadto, kto jest wierzycielem, a kto dłużnikiem. Celem tego etapu z punktu widzenia wierzyciela jest uzyskanie tytułu egzekucyjnego.

II Etap – Postępowanie klauzulowe

Postępowanie klauzulowe przebiega od momentu wystąpienia do sądu o nadanie klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu do momentu uzyskania tytułu wykonawczego. Tak więc na tym etapie celem jest uzyskanie tytułu wykonawczego.

III Etap – Egzekucja komornicza

W końcu finalnym etapem jest egzekucja komornicza, mająca na celu odzyskanie należności przez wierzyciela na podstawie tytułu wykonawczego, trwa ona od momentu wszczęcia egzekucji do momentu zakończenia postępowania egzekucyjnego. Celem takiej egzekucji jest rzecz jasna odzyskanie należności przez wierzyciela na podstawie wystawionego wcześniej w postępowaniu klauzulowym, tytułu wykonawczego.

Należy pamiętać, iż jeżeli przeprowadzona egzekucja okaże się nieefektywna lub wierzyciel zostanie zaspokojony tylko częściowo, to może on w ciągu 10 lat występować z wnioskiem o ponowne wszczęcie egzekucji komorniczej aż do skutku tj. całkowitej spłaty należności. Niemniej jednak niestety każde pojedyncze wszczęcie postępowania egzekucyjnego (windykacji twardej) wiąże się z kosztami, chociażby opłaty od wniosku do komornika. Zebrane doświadczenie w aspekcie windykacji pozwala jednoznacznie stwierdzić, iż każdorazowe wszczęcie postępowania wiąże się z podjęciem decyzji związanej z oceną szans oraz ekonomiki finansowej postępowania. Należy mieć również na uwadze, że dłużnik przez cały czas może dobrowolnie dokonać spłaty, więc ważne jest stałe monitorowanie należności.

Koszty windykacji: opłata od pozwu, opłata skarbowa itd.

Dochodzenie należności w sądzie wiąże się z obowiązkiem uiszczenia pewnych opłat. Choć co do zasady najpierw płaci wierzyciel (powód), to w przypadku wygranej ma on ogromne szanse na odzyskanie tych kwot od dłużnika. Wówczas ma miejsce obciążenie dłużnika kosztami windykacji.

Opłaty obowiązkowe do uiszczenia w ramach windykacji sądowej to najczęściej:

1. Opłata od pozwu, której kwota zależy od wartości przedmiotu sporu, określanej także jako wps. Jest to kwota dochodzona w pozwie przez wierzyciela. W większości przypadków proces windykacyjny ma na celu zasądzenie przez sąd na rzecz powoda kwoty wartości przedmiotu sporu oraz innych należności pobocznych, takich jak koszty procesu czy odsetki. Wysokości opłat w sprawach majątkowych, do których należą sprawy windykacyjne, są uregulowane w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Prawidłowy sposób wyliczenia i opłacenia pozwu na wskazane konto sądu jest bardzo ważne. Brak opłacenia pozwu lub zrobienie tego nienależycie może spowodować, że proces nie otrzyma dalszego biegu. Wysokości opłat prezentują się następująco w sprawach:

• do 500 zł – 30 zł;
• ponad 500 zł do 1 500 zł – 100 zł;
• ponad 1 500 zł do 4 000 zł – 200 zł;
• ponad 4 000 zł do 7 500 zł – 400 zł;
• ponad 7 500 zł do 10 000 zł – 500 zł;
• ponad 10 000 zł do 15 000 zł – 750 zł;
• ponad 15 000 zł do 20 000 zł – 1 000 zł;
• ponad 20000 zł wynosi ona 5% wartości przedmiotu sporu lub przedmiotu zaskarżenia, jednak nie więcej niż 200.000,00 zł.

1. Opłata skarbowa od pełnomocnictwa – kwota stała w wysokości 17 zł, doliczana wtedy, gdy w sprawie występuje pełnomocnik. Chodzi tutaj nie tylko o profesjonalne pełnomocnictwo, np. adwokata lub radcy prawnego, ale też każdego innego pełnomocnika, który występuje w procesie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pełnomocnik jest zwolniony z obowiązku uiszczenia opłaty na mocy przepisów szczególnych.
2. Koszty opinii biegłego, która może być potrzebna w skomplikowanych sprawach, wymagających specjalistycznej wiedzy. Wówczas sąd może dopuścić dowód z opinii biegłego sądowego z dziedziny, z której potrzebna jest wiedza specjalistyczna. Najczęściej opinia biegłego dotyczy spraw o nienależyte wykonanie umowy lub w związku z rękojmią. Zwykle nie jest więc konieczna w sprawach o zapłatę faktury z tytułu dostawy towarów czy zrealizowanej usługi. Z reguły koszty biegłego są zatwierdzane przez sąd na podstawie rachunku przedstawionego przez biegłego. Płatności dokonuje się dwuetapowo: najpierw w formie zaliczki od stron, a po ostatecznym sporządzeniu opinii – opłacenia pozostałej kwoty. Co istotne, w pierwszej fazie koszty biegłego obciążają obie strony, ale później strona przegrana musi zwrócić koszt biegłego drugiej - czyli wygranej - stronie.
3. Pozostałe opłaty i wydatki, które muszą ponieść osoby biorące udział w procesie. Będą to np. koszty wypisów z rejestru, przysięgłego tłumaczenia dokumentacji, itd. W Polsce KRS i CEIDG to rejestry nieodpłatne, jednak w innych państwach, np. w Anglii, wymagane jest uiszczenie opłaty za wydanie wypisu z właściwego rejestru.
4. Koszty postępowania egzekucyjnego, a więc głównie zaliczka na opłatę egzekucyjną oraz zaliczka na inne czynności komornika, które najpierw ponosi wierzyciel. Po efektywnym wyegzekwowaniu kwoty od dłużnika, koszty są zwracane wierzycielowi.
5. Honorarium profesjonalnego pełnomocnika (uzależnione od indywidualnych ustaleń między stronami).

Kiedy można otrzymać zwrot kosztów windykacji?

Patrząc na powyższe wyliczenie, można uznać, że wierzyciel traci podwójnie. Nie dość, że nie otrzymał płatności za fakturę, to jeszcze ponosi koszty postępowania sądowego, podczas którego może dochodzić swoich praw.

Jednak jest to tylko tymczasowe, gdyż wierzyciel ponosi owe koszty wyłącznie na początku sprawy. Wnosi opłatę od pozwu, przygotowuje potrzebne dowody, czasem również ich przysięgłe tłumaczenie, zapewnia honorarium pełnomocnika i uiszcza wynikającą z tego opłatę skarbową.

Gdy dojdzie do wygranej, znacząca większość tych kosztów jest zwracana wierzycielowi. Mówi o tym zasada ogólna ponoszenia kosztów w procesie cywilnym, która wynika z art 98 kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z ww. zasadą, strona przegrana musi zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. Podsumowując, gdy sąd uwzględni powództwo w całości, dłużnik musi zwrócić wierzycielowi całość poniesionych kosztów.

Innymi słowy, koszty urzędowe, zaliczki na wydatki sądowe i opłaty w przypadku wygranej są zwracane wierzycielowi w całości przed dłużnika. Wynagrodzenie pełnomocnika jest natomiast zależne od ustaleń, jednak w większości przypadków pokrywane jest ono z ustawowych kosztów zastępstwa procesowego, które uiszcza dłużnika.

Natomiast w przypadku częściowej wygranej, sąd proporcjonalnie określa zasady ponoszenia kosztów procesu. Czyli gdy wierzyciel wygra sprawę w 80%, to sąd powinien zasądzić od dłużnika zwrot 80% kosztów procesu. Jak to się odbywa? Sąd może wydać w tym zakresie odrębne postanowienie lub zasądzić o tym w orzeczeniu kończącym sprawę.

Inne instrumenty prawne dla wierzycieli

Jakie inne możliwości ma wierzyciel? Warto wspomnieć o dwóch innych instrumentach prawnych, z których można skorzystać podczas windykacji sądowej.

Pierwszy z nich to odsetki z dochodzonej należności. Przysługują one wierzycielowi od dnia następującego po terminie zapłaty wskazanym na fakturze. Odsetki są zależne od rodzaju dochodzonego roszczenia. W prawie cywilnym znajdziemy kilka typów odsetek o różnych wysokościach. W ramach windykacji trzeba się zastanowić, czy chcemy dochodzić od dłużnika odsetek ustawowych, czy odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Gdy roszczenie wierzyciela ma związek z transakcją handlową, można obciążyć dłużnika rekompensatą za koszty dochodzenia należności w myśl ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Według tej ustawy, transakcja handlowa to każda umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.

W takim przypadku wierzyciel może uzyskać od dłużnika, bez wezwania, zryczałtowaną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, która stanowi równowartość kwoty:

• 40 euro – jeśli wartość świadczenia pieniężnego przysługującego wierzycielowi nie przekracza 5000 złotych;
• 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego przysługującego wierzycielowi jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;
• 100 euro – jeżeli wartość świadczenia pieniężnego przysługującego wierzycielowi jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Ponadto wierzyciel nie musi wykazywać, że poniósł taki koszt, aby dochodzić należności od dłużnika. Nie musi przeprowadzać dowodu w tym zakresie, ani wzywać dłużnika do opłacenia tej kwoty. Właściwie nie musi robić nic, poza złożeniem stosownego żądania w pozwie sądowym. Jako przesłankę aktualizującą możliwość naliczenia kwoty rekompensaty wskazuje się nabycie przez wierzyciela uprawnienia do odsetek. Z reguły rekompensata podlega przeliczeniu na złotówki. Odbywa się to na zasadach, które przewiduje ustawa.

Doktryna nie wskazuje w sposób jednoznaczny, czy kwotę rekompensaty nalicza się od pojedynczej faktury, czy od konkretnego stosunku prawnego. Przyjęto, że kwota rekompensaty może być naliczona od każdej faktury, która tworzy odrębny stosunek prawny, np. umowę sprzedaży, która została zasadnie wystawiona przez wierzyciela oraz nie została opłacona w wyznaczonym terminie. Oczywiście w konkretnych stosunkach prawnych kwestia ta może wymagać odrębnej analizy.

Windykacja na koszt dłużnika – wnioski

W celu przeprowadzenia efektywnej windykacji, należy podjąć działania sądowe jeszcze zanim roszczenie się przedawni. Dzięki wsparciu profesjonalnego pełnomocnika łatwiej będzie ocenić, czy roszczenie jest już przedawnione, oraz pozwoli przerwać jego bieg poprzez poszczególne czynności sądowe. Najważniejszym elementem windykacji sądowej jest złożenie pozwu, który spełnia wszelkie wymogi formalne. Wystąpienie w nim jakichkolwiek braków może sprawić, że wierzyciel nie wywoła zamierzonego skutku.

W jaki sposób obciążyć dłużnika kwotą 40 euro lub wyższą? Po pierwsze należy zawrzeć takie roszczenie w pozwie. Po drugie ten rodzaj rekompensaty można uzyskać wyłącznie w związku z transakcją handlową. Nie będzie to więc możliwe np. w kwestii noty obciążeniowej z tytułu kary umownej.

Niestety zdarza się, że pomimo prawomocnego wyroku potwierdzającego stanowisko wierzyciela, dłużnik nadal nie płaci. Wówczas konieczne może być wniesienie wniosku o wszczęcie egzekucji komorniczej. Pozwala to na uruchomienie rozmaitych instrumentów prawnych pozwalających na skuteczne wyegzekwowanie należności. W tych przypadkach komornik zazwyczaj zwraca się do wnioskodawcy o uiszczenie zaliczek na planowane koszty. W owe koszty mogą wchodzić np. koszty opisu i oszacowania, koszty korespondencji, licytacji oraz innych czynności komorniczych.

Po wyegzekwowaniu konkretnych kwot, komornik zwraca wierzycielowi uiszczone koszty. Natomiast gdy egzekucja okazuje się bezskuteczna, komornik zamieszcza stosowną wzmiankę na tytule egzekucyjnym, np. wyroku, na temat tego, jakie koszty poniósł wierzyciel i które z nich nie zostały wyegzekwowane. W rezultacie, gdy w jednej egzekucji komorniczej nie uda się odzyskać wpłaconych zaliczek, wierzyciel może dochodzić owych kosztów w następnych postępowaniach. Jednocześnie nie warto z tym zwlekać – egzekucja nie będzie możliwa po ogłoszeniu upadłości. Dlatego gdy wierzyciel nie wyegzekwuje długu jeszcze przed ogłoszeniem upadłości, jego szanse na zaspokojenie znacząco spadną.

W ramach windykacji sądowej wierzyciel musi ponieść jej koszty w pierwszym etapie postępowania. Nie ma jednak czego się obawiać, gdyż w przypadku wygranej i skutecznej windykacji, kosztami dochodzenia owej należności - a także rekompensatą za odzyskiwane należności i odsetkami - sąd obciąży dłużnika.

Marcin Staniszewski

Kancelaria Prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy