Internet odgrywa niezwykle istotną rolę we współczesnym biznesie – co ciekawe, połączenie sieciowe może być wykorzystywane również do obsługi telefonii i usprawnienia sprzedaży oraz kontaktu z klientem. Obecnie można zauważyć między innymi odejście z tradycyjnych call center na rzecz wirtualnych centrali PBX – warto zapoznać się z najważniejszymi zaletami takiego rozwiązania. Ponieważ wirtualna centrala PBX to rozwiązanie, które oferuje szereg zalet zapewniających przewagę nad konkurencją.
Sama koncepcja centrali telefonicznej powstała praktycznie od razu w momencie wynalezienia telefonu. Pierwsza z nich została uruchomiona już w roku 1878 w USA – zaledwie dwa lata po przyznaniu patentu na aparat telefoniczny. Na początku tego typu systemy były obsługiwane w pełni manualnie, jednak wraz z pojawieniem się nowych technologii ich działanie znacznie się zmieniło.
Wirtualna centrala — to alternatywa dla standardowego, opartego na tradycyjnych rozwiązaniach telekomunikacyjnych call center. W przypadku wirtualnej centrali PBX działanie systemu opiera się na wykorzystaniu technologii VoIP („Voice over Internet Protocol”), która z kolei przesyła mowę za pośrednictwem łącza internetowego. Do realizowania funkcjonalności takiego rozwiązania potrzebny jest w zasadzie jedynie dostęp do Internetu. To spora różnica w stosunku do klasycznych centrali telefonicznych, które wymagają instalacji aparatów telefonicznych, przewodów, dedykowanej przestrzeni biurowej, a często także wyspecjalizowanych techników do obsługi całości.
Centrala tradycyjna a wirtualna — kluczowe różnice
Jedną z najważniejszych różnic pomiędzy standardową centralą telefoniczną a wirtualną jest fakt, że pierwsze z tych rozwiązań wymaga stałej, fizycznej lokalizacji. W przypadku wirtualnej centrali PBX całość działa z użyciem protokołu SIP – można zatem wykonywać i odbierać połączenia w zasadzie z dowolnego miejsca na świecie. Warto jednak zwrócić uwagę także na kilka innych kwestii, które odróżniają tradycyjne call center od centrali PBX:
Podmiot zarządzający centralą — w przypadku tradycyjnych rozwiązań będzie to lokalny operator telekomunikacyjny, z kolei za centralę wirtualną odpowiada operator telefonii IP, który może mieć siedzibę nawet w zupełnie innym miejscu. W efekcie znalezienie korzystnej oferty PBX często będzie znacznie łatwiejsze.
Koszty wdrożenia — centrala tradycyjna wymaga zakupu i instalacji całej infrastruktury, z kolei przy korzystaniu z centrali PBX wystarczy sama aplikacja lub dedykowane telefony IP.
Skuteczność podczas pracy zdalnej — do wirtualnej centrali PBX z łatwością można podłączyć także pracowników zdalnych ze względu na brak przywiązania do konkretnej lokalizacji.
Funkcjonalność wirtualnego call center
Proces zarządzania wirtualnym call center jest znacznie prostszy, do tego dochodzi opcja bezproblemowej integracji z innymi systemami informatycznymi. Wraz z dostępem do szeregu specjalnych funkcji wszystko to sprawia, że wirtualne centrale są znacznie lepiej dostosowane do współczesnych wymagań przedsiębiorstw niż tradycyjne rozwiązania. Oprócz tego można liczyć na szereg dodatkowych zalet i funkcji, takich jak:
- Możliwość stworzenia centrali telefonicznej bez przywiązania do konkretnej lokalizacji – system jest dostępny online, co sprawia, że instalacja może znajdować się w dowolnym miejscu.
- Obsługa pracowników zdalnych – to czynnik, który ma coraz większe znaczenie dla wielu firm. Centrala PBX pozwala na łatwą komunikację z pracownikami wypełniającymi swoje obowiązki poza biurem.
- Pełne zapisywanie statystyk wraz z nagrywaniem rozmów
- Rozpoznawanie mowy (transkrypcja mowy na tekst) – oprócz automatycznego przetwarzania nagrań na tekst możliwe jest także wykorzystanie szablonów i filtrów do analizy treści.
- Możliwość obierania oraz wykonywania połączeń za pomocą programu komputerowego, wtyczki w przeglądarce, telefonów IP czy aplikacji dla systemów iOS i Android. Wirtualna centrala może być obsługiwana z niemal dowolnego sprzętu z dostępem do internetu, co znacząco wpływa na komfort pracy.
- Możliwość integracji z systemami CRM oraz komunikatorami, co przekłada się na optymalizację procesów sprzedaży oraz sprawniejsze zarządzanie relacjami z klientem.
Funkcje centrali telefonicznej PBX
Wirtualna centrala telefoniczna to usługa, która oferuje wszystkie funkcje tradycyjnych rozwiązań, między innymi funkcjonalności takie jak:
- automatyczne powitanie (IVR),
- przekierowywanie połączeń,
- poczta głosowa,
- identyfikacja numerów,
- nagrywanie rozmów,
- tryb oczekiwania lub kolejkowania (w momencie zajętej linii),
- godziny pracy i święta,
- automatyczna sekretarka.
Wirtualna centrala telefoniczna — przewaga nad konkurencją
Centrala PBX to bez wątpienia bardzo wartościowe rozwiązanie dla wielu firm z różnych branż. Funkcje takich systemów odpowiadają na aktualne potrzeby rynku, pozwalając przy tym na korzystanie z szeregu udogodnień, które nie są dostępne dla użytkowników tradycyjnych centrali. Co dokładnie sprawia, że technologia PBX jest tak korzystna dla przedsiębiorstw? Jedną z największych zalet jest niski koszt instalacji – jest on nieporównywalnie mniejszy od inwestycji w pełnoprawną, tradycyjną centralę telefoniczną. Jednocześnie można liczyć na lepszą jakość połączeń ze względu na transmisję przy użyciu protokołu VoIP.
Kolejnym punktem przewagi dla wirtualnych centrali jest obsługa pracowników w dowolnym miejscu na świecie. Takie podejście jest obecnie stosowane coraz częściej, jednak klasyczny system telefoniczny może być problematyczny w kontekście podłączenia pracowników poza biurem. Dzięki centrali PBX można poradzić sobie z tego typu wyzwaniami w bardzo sprawny sposób, obsługując zarówno siedzibę firmy, jak i dowolną inną lokalizację za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania.
Warto zwrócić uwagę także na rozbudowane możliwości integracji z systemami CRM. Niektóre systemy od razu łączą te dwa rozwiązania – jednym z nich jest Zadarma. To serwis telefonii VoIP w chmurze, który oferuje między innymi łatwą i przejrzystą konfigurację, możliwość wspólnej pracy ponad 50 osób, wyświetlanie bieżących zadań, wykonywanie połączeń jednym kliknięciem, a także eksport i import baz danych z innych systemów CRM.
Dodatkowo system Teamsale CRM od Zadarma może dać pewnego rodzaju korzyści i sprzyjać lepszej integracji z klientem. Co więcej, Zadarma oferuje szeroką ofertę usług takich jak numery wirtualne w ponad 100 krajach świata, SMS, eSIM z pakietem internetowym do pracy zdalnej i wiele więcej. Sprawdź, jak działa narzędzie dostępne od Zadarma i wypróbuj go w ramach testów przez co najmniej 2 tygodnie. Przekonaj się, jakie to proste i korzystne dla Twojego biznesu.
